miércoles, 25 de septiembre de 2013

Gestión inteligente de información digital (GIID)

Llevaba un tiempo ausente que se ha correspondido con el descanso vacacional y que me ha permitido elaborar un contenido más completo y profundo de lo que suelen ser las habituales entradas en el que llevo trabajando desde principios de septiembre. Su contenido no está explicitamente relacionado con la seguridad de la información sino con la gestión de la misma. Pretende resolver un problema que he venido arrastrando de acumulación de información que por ausencia de gestión no he podido procesar y que finalmente he acabado teniendo que desechar. Acumulaba en Evernote más de 1400 notas que era complicado conservar sin tener que revisar una a una su contenido. Ello me dió que pensar sobre un sindrome que podemos llamar de "infoxicación" o "síndrome de Diógenes digital" y sobre el que a continuación reflexiono. Finalmente he elaborado un documento donde detallo cual ha sido la solución que he dado a mi problema y que puede ser útil y de aplicación para muchos de vosotros también.

Estamos inmersos en la sociedad de la información y cada día podemos darnos cuenta de ello porque somos arrastrados por un torrente informativo que nos satura y aturrulla. Hay un proverbio anónimo que dice "uno con un reloj sabe la hora, con dos no está tan seguro". Este es quizás el mal endémico que produce la facilidad de acceso y la ingente cantidad de fuentes que podemos consultar ahora desde nuestra palma de la mano con el simple acceso a nuestro Smartphone. Las cosas que nos rodean se hacen cada vez más inteligentes y el ser humano va delegando cada vez más ciertas tareas básicas que requieren el uso de algunas de sus capacidades pero que ahora pueden externalizarse. Cada vez recordamos menos teléfonos porque ya no los marcamos número a número, no apuntamos fechas de cumpleaños porque nos llegan notificaciones automáticas y un sinfín de ejemplos más de tareas que estamos delegando en los diferentes gadgets que nos acompañan.

¿Es esto bueno o malo? Es la evolución natural y sólo el tiempo dirá que consecuencias tiene para nuestro futuro y supervivencia. Lo que sí ocurre es que toda esta delegación exterior confía en la existencia de una infraestructura externa permanente que no puede fallar. Si en siglos anteriores el agua ha sido y es un recurso vital, en el siglo XX añadimos la electricidad y en el siglo XXI vamos a añadir la información. La sociedad de la información y el conocimiento se justifica precisamente por esa alta dependencia de estos recursos para sustentar las actividades cotidianas de la naturaleza humana.

Ante estos acontecimientos y quizás provocado por esa necesidad de adaptación y supervivencia que nos es instintiva, es necesario al menos establecer un criterio ordenado de selección y clasificación de información que nos permita procesar y asimilar el torrente de conocimiento al que tenemos acceso a diario. Para ello, lo primero que hemos de asumir es esa pequeña frustración de no poder llegar a todo. Nos cuesta tener que reconocer que somos limitados y en muchos casos nos auto engañamos creyendo que por consultar o mirar gran cantidad de información estamos al día y al corriente de todo. Sin embargo creo que hemos cambiado cantidad por calidad. Ahora es posible y fácil acceder a mucho pero fruto de ese exceso, podemos abarcar muy poco. Esto se traduce en una cultura de la inmediatez y del procesado masivo y superficial que realmente no incrementa el nivel de conocimiento sobre las cosas. Esta forma de procesar información en el ser humano no hace que utilice sus mejores capacidades cognitivas puesto que el uso de estas requieren de la capacidad de concentración de nuestra mente.
Paradójicamente todo lo que nos rodea dificulta cada vez más el disponer de las condiciones necesarias para lograr esa concentración mental que permite a nuestro cerebro rendir al 100%. La introducción de dispositivos móviles, la conectividad a todas horas y de los nuevos hábitos digitales han creado un entorno de permanente interrupción que posiblemente lastre nuestro rendimiento futuro hasta que se produzca una evolución de nuestro cerebro para adaptarse a este nuevo entorno. La multitarea intelectual genera una falsa sensación de rendimiento provocando que en muchos casos, las actividades se realicen con un bajo nivel de atención.

Para intentar poner cierto orden y control al torrente informativo en el que nos vemos inmersos, debe diseñarse una estrategia formal de canalización de los datos que los vaya almacenando en diferentes repositorios según criterios concretos para posteriormente ir procesándolos hasta transformarlos en conocimiento. El presente documento es fruto de un tiempo de reflexión y trabajo sobre esta problemática y presenta lo que llamo "gestión inteligente de información digital o abreviado GIID" que es el método que actualmente empleo para hacer frente al problema de la recopilación, clasificación y uso de la ingente cantidad de información que tenemos que procesar.
En él explico cual es el sistema que he implementado y que llevo utilizando desde el 1 de septiembre. Se basa en el uso de servicios online como Evernote (Versión premium aunque funciona sobre la versión gratuita) e Ifttt.com. En cualquier caso y dado que es un método, puede aplicarse sobre cualquier otro sistema de gestión de información electrónica si permite utilizar el concepto libreta o carpeta y vincular a cada contenido un conjunto de "etiquetas" o "metadatos".



Esta gestión de etiquetas permite ahora en base a las consultas sencillas que permite hacer Evernote generar diferentes actividades de gestión que forman parte del ciclo de tratamiento de estos "datos" para llegar a convertirlos en conocimiento. Ahora, cuando tengo que procesar mi contenido en Evernote, puedo hacer cosas como estas:
  • Decidir por el contexto qué puedo procesar. Si tengo conexión a Internet proceso las notas de tipo enlace pero si no la tengo, proceso notas de tipo Adjunto.
  • Puedo buscar los elementos pendientes de clasificar y ordenarlos en las libretas correctas.
  • Puedo ver las notas que están "Pendientes" y en función de lo que me apetezca hacer, completar las acciones que desee como "Ver", "Leer", "Escribir"...
  • Puedo consultar cuales son las notas que han caducado y expurgar el archivo eliminado aquellas cuya fecha de creación es anterior al periodo de caducidad.
Quiero también mencionar que muchas de las inquietudes respecto a la correcta gestión de la información han sido contagiadas de mi ex-compañera de trabajo Susana Verdejo (Twitter @susanaverdejo) con la que compartí en Firma-e algunos proyectos y que me descubrió el apasionante mundo de la gestión documental y ahora la ISO 30300.

Si el método te ha gustado, podrás encontrar en Ifttt.com muchas de las recetas que he creado para implementar la recopilación automática. Puedes buscarlas bajo porque todas empiezan con la palabra GIID o están vinculadas a mi usuario.

Si consideras que este texto ha sido útil e interesante y que puede contribuir a resolver tu problema puedes realizar una donación si te apetece.


 
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